Timi's Blog

Begin jij je dag nog met e-mail? Vier redenen waarom je daar mee moet stoppen.

Jaren deed ik het. En ik dacht dat het goed was. Tot ik het eens anders deed. En zag dat het eigenlijk nergens op sloeg. Mijn dag beginnen met e-mail; ik doe het niet meer. Vier redenen waarom jij daar ook mee zou moeten stoppen:

1: Het geeft een vals gevoel van productiviteit

E-mail beantwoorden is over het algemeen makkelijk. Je delete wat, je stuurt wat door, je beantwoordt redelijk makkelijke vragen. De wat moeilijkere e-mails kosten misschien meer tijd, maar: hey, daarna zijn ze wel uit je mailbox. En dat voelt lekker productief: van volle mailbox naar lege mailbox. Iets afgemaakt, toch?

Niet helemaal. Want de meeste e-mails zullen ook weer worden beantwoord met weer een volle mailbox tot gevolg, maar belangrijker: wat heb je dan gedaan? Behoort het beantwoorden van e-mail tot de essentie van je werk? Is dat waar je waarde toevoegt, waarvoor je bent aangenomen of ingehuurd? Tenzij je bij een klantenservice werkt is het antwoord waarschijnlijk “nee”. En dus heb je eigenlijk niet zo veel gedaan, ook al voelt het wel zo.

2: Je benut je meest vruchtbare uren voor geestdodend werk

Of je nou avondmens of ochtendmens bent, of je nu om 7u begint met werken of om 12u: het begin van je werkdag is het begin van je werkdag. En dat is voor de meeste mensen het moment waarop ze het scherpst, wakkerst en helderst zijn. Benut die uren! Het liefst begin je de dag met een complexe klus. Nog liever eentje waar je eigenlijk tegenop ziet. Niet alleen omdat je lijf en leden op dat moment nog ten volste meewerken, maar ook omdat je met het afronden van die taak een voldaan gevoel krijgt. En dat helpt je “flow” in de rest van je werkdag. Doe daarna je mail en dat voelt een stuk lekkerder!

3: E-mail prikkelt

In het kader van bovenstaande: het begin van je werkdag kenmerkt zich door minder prikkels dan het einde van je werkdag. En e-mail lezen staat gelijk aan prikkels ontvangen. Prikkels maken je hoofd voller en je energieniveau lager. Hoe minder prikkels je toelaat, hoe beter je aan complexe of creatieve taken kunt werken. Stel het innemen van al die prikkels dus gewoon lekker even uit totdat je wat ‘echte’ zaken hebt afgerond.

4: Je geeft je to-do list uit handen

Een mailbox is voor de meeste mensen niet meer of minder dan een externe to-do list, gedomineerd door behoeften van anderen. Het is niet jóuw lijst met dingen die belangrijk zijn voor jóu, het zijn vragen, opmerkingen, input, klachten en mededelingen van anderen. Wil je graag meer controle over je eigen agenda en eigen werkindeling? Dan is beginnen met je mailbox eigenlijk het slechtste dat je kan doen. Mail beantwoorden is per defenitite reactief. En pro-actief werken, werkt vaak veel fijner.

Maar: hoe dan?

Ik snap het wel. Ik was (en ben soms nog) ook slaaf van mijn e-mailbox. Het is niet makkelijk om deze gewoonte te doorbreken. Helemaal niet omdat je ook graag snel en netjes wilt reageren op mensen die iets van je nodig hebben. Maar, geef toe: begin jij wel eens met je mailbox omdat je even niet weet waar je anders moet beginnen of omdat je daarmee de wat lastigere, saaiere klussen kunt uitstellen zonder een niet-productief gevoel te hebben? Dan is het echt tijd voor iets anders.

Probeer gewoon morgen eens: kop koffie of thee, laptop aan en die aan die ene lastige taak beginnen. Geen mail (ook geen andere interactieve media ;)) en gewoon doen. Gebruik bijvoorbeeld de Pomodoro techniek om op gang te komen en check je mail pas vlak voor je lunch. Extra tip: gebruik ook daar de Pomodoro techniek en spreek met jezelf af dat je maximaal twee “tomaatjes” bezig bent met mail. Pik de belangrijkste zaken er uit, werk je to-do lijst bij en ga lekker lunchen. Na de lunch werk je verder en vlak voor je naar huis gaat of vrij bent, check je nog een keer je mailbox. Geloof me: er gaan zich geen rampen voltrekken. Het enige dat er zal gebeuren is dat jij meer werk gedaan krijgt. Beloofd.

Geschreven door Minke op 9 augustus 2015