Timi's Blog

Zo voorkom je misverstanden over je factuur

Ok, dit klinkt alsof we hét recept hebben voor de perfecte factuur waar nooit over wordt gezeurd. Helaas, dat is niet helemaal het geval. De geen-gezeur-factuur is namelijk nogal opdrachtgever-afhankelijk. Toch zijn er een aantal dingen die je kunt doen om gesteggel over je factuur te voorkomen. Een aantal tips:

Een goede factuur begint bij een goede offerte

Simpel: vragen over een factuur komen vaak voort uit verbazing over het gefactureerde. En die verbazing (of schrik) voorkom je door zo helder mogelijk te factureren. Probeer je werkzaamheden bijvoorbeeld zoveel mogelijk te verpakken in concrete producten of pakketten. Specificeer wat je doet en reken daar een vast bedrag voor. Bij een akkoord op die offerte is de kans op verbazing over je factuur aanzienlijk verkleind.

Zijn jouw werkzaamheden echt lastig te verpakken in producten omdat je bijvoorbeeld voor een bepaalde klus op nacalculatie werkt? Wees dan ook daar heel erg duidelijk over in je offerte.

Bekijk ook eens dit filmpje van Emily Cohen over hoe je goede offertes maakt en eigenlijk nooit moet offreren op basis van je ureninspanning. Erg interessant en zeker denkvoer. Zij specificeert het naar de creatieve branche, maar het is eigenlijk bijna voor elke branche toepasbaar. Kijk vooral vanaf de 9e minuut.

Factureer vaker

Werk je aan een grote klus, een langlopend project en op basis van gewerkte uren, al dan niet op nacalculatie? Spreek dan af dat je bijvoorbeeld een keer per week of tweewekelijks een factuur stuurt. Zo blijven de bedragen en werkzaamheden inzichtelijk voor je klant, is er automatisch regelmatige terugkoppeling over wat je hebt gedaan en tegen welke kosten en beperk je bovendien je eigen debiteurenrisico. De facturen zijn hiermee ook overzichtelijker en de kans op vragen automatisch kleiner.

Communiceer helder en koppel terug

Heb je een vast bedrag geoffreerd en blijk dat je er toch langer mee bezig bent? Of was je indicatie aan uren inzet aan de krappe kant? Ga dan in gesprek met je opdrachtgever. Wees helder over waarom iets langer duurt en geef aan dat je dit graag wilt factureren. Heel vaak is er dan eigenlijk helemaal niet veel aan de hand. Zet het in ieder geval niet zonder meer op de factuur, dat kan voor verbazing zorgen en verbazing kan weer voor misverstanden zorgen.

Zorg er sowieso voor dat je regelmatig terugkoppelt aan de klant hoe ver je bent met het project of de klus, welke dingen je gedaan hebt, wat je nog nodig hebt. Laat voortgang en inspanning zien. Een hoge factuur na weken of maanden van stilte komt altijd rottiger aan dan als je steeds in contact bent gebleven. Hoe goed het werk ook is dat je hebt afgeleverd. Oh en vergeet niet de tijd voor dat soort contactmomenten mee te nemen in je offerte.

Maak je factuur voor je opdrachtgever, niet voor jezelf

We krijgen bij Timi vaak de vraag hoe specifiek een factuur zou moeten zijn. Lastig te beantwoorden, want elke opdrachtgever heeft daar weer andere verwachtingen bij. Neem in ieder geval als stelregel dat de factuur bedoeld is als referentie voor je opdrachtgever en niet voor jezelf.

Met Timi kun je heel specifiek uren schrijven en daar dus ook heel uitgebreide verantwoordingen bij invullen. Dit is heel nuttig voor jezelf, maar het kan geen kwaad om de verantwoording te herzien voordat je de factuur verzend.

Let er in de verantwoording op dat je laat zien dát je wat hebt gedaan en wát je hebt gedaan. Vermijd vaktermen en technische specificaties als je opdrachtgever hier verder geen verstand van heeft. Zorg dat wat er staat begrijpelijk is, niet alleen voor je opdrachtgever, maar ook voor de administratieve afdeling of zelfs de opdrachtgevers van je opdrachtgevers. Je kunt per orderregel opsommen wat er in dat tijdslot is gedaan in algemene zin. Niet te algemeen, dat dan ook weer niet.

Denk aan: “bug fixes” versus “bug gefixt in contactformulier” versus “technische term aangaande contact form gesolved”. Welke zou jij zelf het liefste terug zien op een factuur die jij ontvangt? Wij gokken de tweede optie.

Stem vooral af

Eigenlijk is de gouden tip vooral om gewoon goed in gesprek te blijven met je opdrachtgever en daarin elkaar beter te leren kennen en tegemoet te komen. Je kunt natuurlijk gewoon vragen hoe specifiek hij/zij de facturen graag zou willen zien. Je kunt ook afwachten of er vragen komen en als die er zijn: blijf vooral rustig :). Probeer er achter te komen waar de verbazing zit en hoe je dit weg kunt nemen. Leg rustig en helder uit wat je hebt gedaan en vraag vooral hoe je de volgende keer de verbazing kunt voorkomen. Want voorkomen is nog altijd beter dan genezen.

Succes!

Geschreven door Minke op 25 augustus 2015