Timi's Blog

De “Done List” motiveert

We doen het allemaal en als we het niet nog steeds doen, hebben we het wel één of meerdere keren geprobeerd: werken met een to-do list. Niet altijd een doorslaand succes, bij mij in ieder geval niet. Tot ik de “Done List” ontdekte. Dat gaf een heel nieuwe dimensie aan mijn productiviteit en motivatie.

Waarom een to-do list niet werkt

Mijn to-do list is steevast lang. Heel lang. En ook al houd ik me netjes aan allerlei tips en adviezen in de geest van “Getting Things Done” zoals een aparte lijst voor mijn lange en middenlange termijn doelen, het zoveel mogelijk opbreken van projecten in kleine acties en het plannen van bepaalde activiteiten, werkte het nooit echt voor me. Belangrijkste reden? Mijn to-do list was steevast veel te lang en veel te onoverzichtelijk. Bovendien houdt zo’n lijstje geen rekening met onverwachte gebeurtenissen zoals een telefoontje voor een nieuwe opdracht, een klus met bloedspoed of uitloop. Gevolg? Ik kreeg de dingen op mijn lijst eigenlijk nooit goed af. En dat demotiveerde me enorm.

Kortom: ik had niet helemaal een realistisch beeld van de dingen die ik op een dag in realistische zin kon doen. Daarom was mijn lijst te lang. En had ik altijd een onbevredigd gevoel als ik mijn werkdag afsloot. Altijd nog die niet doorgestreepte dingen die ik had willen doen.

Hoe werkt een Done List?

Een tijd geleden kwam ik tijdens een uurtje struinen online een handig e-book tegen dat pleit voor het gebruik van een Done List in plaats van een to-do list. Een Done List werkt simpel. De naam zegt het al: je schrijft op wat je hebt gedaan. De grote dingen, maar ook de kleine dingen. Na elke activiteit noteer je dat op een lijstje los van je to-do-list. In mijn geval: letterlijk naast mijn to-do list.

Ik was eerst wat sceptisch: nóg een lijstje. Nóg iets waar ik aan moest denken. En ben het toch gaan proberen.

Resultaat? Heerlijk! Alle tussendoordingetjes die er echt gewoon altijd zijn, staan netjes naast de dingen die ik nog moet doen. Aan het einde van mijn dag kijk ik tegenwoordig vooral naar dat lijstje en niet naar wat ik allemaal nog moet doen. En wat blijkt? Ik ben een stuk productiever dan dat ik steeds dacht.

Waarom een Done List wel werkt

Allereerst: je focust op de afgeronde zaken en de dingen die je gewoon succesvol hebt kunnen afvinken. Dat motiveert enorm. Het geeft een veel fijner gevoel om je laptop dicht te klappen met het gevoel dat je een boel hebt gedaan dan met in je achterhoofd wat je allemaal niet hebt kunnen doen.

Bovendien is het ook nog eens heel leerzaam. Je geeft jezelf namelijk veel meer inzicht in welke kleine stapjes je allemaal moet nemen tot je een klus of project kunt afronden. Op een to-do lijst staan die kleine stapjes vaak niet allemaal gespecificeerd. Terwijl ze wel allemaal bijdragen aan dat grote geheel. Door ze op te schrijven en af te vinken maak je dat zichtbaar. In mijn geval lukt het me nu veel beter om ook de kleine dingen die ik doe op een dag te waarderen en ze te zien als bijdragers aan een groter resultaat. En: ik zie veel beter uit welke dingen mijn werkdag eigenlijk bestaan. Dat zorgt ervoor dat ik veel beter plan en ook beter offreer .

Ik gebruik de to-do list en de Done List dus naast elkaar. In mijn geval letterlijk, want ik schrijf het old school op in een boekje. Links wat ik moet doen, rechts wat ik heb gedaan. En dat zijn dus zaken die niet op mijn to-do list stonden.

Done List & Timi

Het bijhouden van een Done List kan ook een goede motiverende truc zijn om Timi wat secuurder te gaan gebruiken. Alle dingen die op mijn Done List staan, staan ook in Timi. Want alleen als je dat ook bijhoudt, kun je pas echt goed inzicht krijgen in waar je tijd eigenlijk naar opgaat. Hoeveel acquisitie doe je nou echt? Want dat kwartiertje bellen met die nieuwe klant telt ook gewoon als acquisitie. En wekelijks tien minuten bonnetjes verwerken voor je administratie tikt op jaarbasis ook gewoon aan.

Meer weten over de Done List?

The Busy Person’s Guide to the Done List.

Meer uitleg over de Done List.

Geschreven door Minke op 4 oktober 2015