Timi's Blog

8 goede redenen om je uren te registreren.

Een urenadministratie bijhouden is niet moeilijk, maar het kost een tijd en discipline. Toch blijft het lastig om het te blijven doen tijdens de dagelijkse drukte en chaos waar de gemiddelde ondernemer mee te maken krijgt.

Ter motivatie hebben we in deze post de belangrijkste redenen om een urenadministratie bij te houden nog eens op een rijtje gezet!

1. Geen uren meer vergeten te factureren

Het klinkt heel voor de hand liggend, maar nog veel te veel ondernemers vergeten welverdiende uren te factureren omdat ze niet genoteerd zijn. Zonde, zeker wanneer je ziet dat uurtarieven al snel richting de €50 tot €100 per uur gaan. Een niet gefactureerd uur is daarom al snel een dure grap. Dagelijks je uren registreren helpt voorkomen dat gewerkte uren niet in de administratie terecht komen en dus niet meegaan in de facturatie.

2. Zelfstandigen aftrek, WBSO en andere Belasting regelingen

De zelfstandigenaftrek en de WBSO blijven één van de belangrijkste redenen voor Nederlandse ondernemers om een urenregistratie bij te houden. De Belastingdienst verwacht namelijk simpelweg dat wanneer je gebruik maakt van één van deze regelingen je een gedegen urenadministratie kunt overleggen.

3. Wees transparant naar je klant

Je klanten waarderen het vaak wanneer je ze inzicht geeft in jouw urenadministratie. Dit kan bijvoorbeeld door ze regelmatig op de hoogte te brengen door ze overzichten toe te sturen. Een goede urenregistratie kan je ook helpen tijdens eventuele prijsonderhandeling voor een nieuw project of meerwerk. Wanneer jij kunt laten zien hoeveel uur iets daadwerkelijk kost of gekost heeft vraagt zal men sneller overtuigd zijn dan wanneer je het baseert op een 'gevoel'.

4. Welke projecten zijn goed en welke zijn slecht voor mijn onderneming?

Je urenadministratie geeft veel inzicht in welke klanten/projecten goed voor je onderneming zijn en welke niet. Leg het aantal gewerkte uren bijvoorbeeld eens naast het aantal gefactureerde uren. Bij welke projecten kon je daadwerkelijk alles facturen? Waar werkte je daadwerkelijk 'uurtje factuurtje' en bij welke fixed price projecten liep het uit de hand? De antwoorden op deze vragen zijn harde feiten die je laten zien welke projecten je in de toekomst wellicht voorrang krijgen.

5. Betere schattingen en offertes

Wanneer je inzicht hebt in kosten en tijd die projecten in het verleden hebben gekost kun je betere inschattingen maken voor toekomstige projecten. Hiermee worden je offertes nauwkeuriger en wanneer je fixed price werkt loop je minder risico verlies te maken op een project. Ook het bovenstaande punt 3 is wederom van toepassing; tijdens prijsonderhandelingen sta je een stuk sterker wanneer je daadwerkelijk kunt laten zien waarom je een bepaalde prijs hanteert.

6. Hoe productief ben ik nu daadwerkelijk?

De waarheid komt vaak hard aan. Ondernemers die jaren zonder een urenadministratie werken en denken ontzettend productief te zijn komen er soms achter dat ze eigenlijk maar een klein deel van hun dag daadwerkelijk productief aan het werk zijn. Een urenadministratie dient hier als een spiegel, misschien wat confronterend in het begin maar het zal je uiteindelijk helpen naar een productievere besteding van je dag.

7. Inzicht in het functioneren van een team

Meetings zijn vaak de grootste productiviteit killers. Het zijn tijd verslinders die in veel gevallen minder vaak of korter kunnen. Met een goede urenadministratie krijg je inzicht in hoeveel je team bijvoorbeeld spendeert aan besprekingen en andere projectmanagement werkzaamheden. Wellicht wordt er teveel tijd aan meetings gespendeerd of kosten bepaalde fases binnen een project te veel tijd. Met deze inzichten kun je concreet aan de slag met het optimaliseren van jullie werkproces.

8. Meer focus op één taak

Wanneer je bewust een timer aanzet voordat je aan een taak begint zul je merken dat je minder snel afgeleid bent en bewuster gefocust bent op deze ene taak. Multitasking is slecht voor de productiviteit, maar het aanzetten van een timer voorkomt vaak het willen doen van meerdere dingen tegelijkertijd.

Zijn er nog andere redenen waarom jij jouw uren registreert? We horen ze graag!

Geschreven door Rowan op 24 maart 2014